‘Eindeloos bellen, maar dan kom ik in een keuzemenu terecht waar ik niet meer uitkom. Mailen? Daar wordt al helemaal niet op gereageerd. Uiteindelijk had ik ze te pakken; ik zou worden doorverbonden, maar dat ging mis.’

Herkenbaar?

We horen regelmatig dat mensen moeite hebben om in grote organisaties de juiste persoon te pakken te krijgen. Dan worden ze afgeschermd door secretaresses en/of managers, of de organisatie zelf houdt zich wat al te strikt aan zelf opgelegde regels. Heb je iets niet minstens tien dagen van tevoren aangevraagd? Dan moet je maar even wachten. Of het duurt lang voordat op een mail wordt gereageerd.

Dat is niet handig

In onze branche is dit eigenlijk onbestaanbaar. Op het moment dat je een storing hebt, wil je dat die zo snel mogelijk wordt verholpen. Of is er zelfs sprake van een groot probleem? Dan moet je de juiste mensen direct aan de lijn kunnen krijgen. Immers, een storing in bijvoorbeeld een kassasysteem kan honderden of zelfs duizenden euro’s omzet schelen. Snel reageren is daarom essentieel. Zeker voor de klanttevredenheid.

Gewoon bereikbaar

Bereikbaarheid is key. Zeker voor ons! Voor bijvoorbeeld sales support of account management geldt dat ze prima bereikbaar zijn via een direct nummer. Planning? Idem dito. Helpdesk? Ook. Het scheelt om te beginnen een hoop stress. Nog een voordeel: heldere communicatie. Easy Services groeit en juist dan is het belangrijk om deze uitdaging goed in het oog te houden. Hoe?

• Maak intern goede afspraken met elkaar. Wie is verantwoordelijk voor welke klanten en zaken? Zorg ook dat je van elkaar weet wat er speelt. Is iemand even niet bereikbaar? Dan kan de collega toch de klant te woord staan en wellicht al een oplossing bieden.
• Klantenmanagement dus. Onze klanten hebben gewoon onze mobiele nummers en we communiceren duidelijk wie ze kunnen bellen of mailen. Dat is al 90 procent van het werk.
• Ga af en toe persoonlijk langs. We hebben tegenwoordig allerhande middelen om vanachter ons beeldscherm contact te maken. Prima, maar niet altijd. Het is goed om op gezette tijden alles even door te nemen, of de planning nog klopt, dat soort zaken. Persoonlijk contact geeft net even dat puntje extra. Ook omdat kleine irritaties niet altijd makkelijk online of telefonisch worden gemeld, en in een persoonlijk gesprek vaak wel.
• Zelf hebben we het geluk een familiebedrijf te zijn. Dat helpt ons sneller beslissingen te nemen, want de lijnen zijn vanzelfsprekend al kort.

En dus

Wil je meer weten? Bel ons gerust, we zijn uitstekend bereikbaar.